【Excel】GIGA年次更新を「VLOOKUP」関数でカンタンにしよう2(サンプルファイル付)

Win

前回はVLOOKUP関数を使って、セルの表示が1つだけ終わりました。
今回は「オートフィル」の機能で、残りも自動的に埋めましょう!

オートフィルとは

オートフィルとは、連続した番号などを埋めてくれる機能です。

①セルの右下の小さな■を下の行までドラッグします。

②「連続データ」をクリック。

③1から5が自動的に埋まりました。

前回の続きにもオートフィルをつかってみます。

セルL2の右下の■を下の行までドラッグします。

横田さんまではうまくいきましたが、家村さん、鈴木さんがエラーになりました。
どうしてでしょう。
それぞれのセルの数式がどうなっているか確認してみます。

・L2: =VLOOKUP(K2,D2:F6,2,FALSE)   結果〇
・L3: =VLOOKUP(K3,D3:F7,2,FALSE)    結果〇
・L4: =VLOOKUP(K4,D4:F8,2,FALSE)    結果〇
・L5: =VLOOKUP(K5,D5:F9,2,FALSE)    結果×
・L6: =VLOOKUP(K6,D6:F10,2,FALSE)    結果×

セルL3からL6まではこのような数式が入っています。
検索値がK2→K3→K4と変わる流れはありがたいのですが。
範囲を指定しているD2:F6まで変わってしまって。

最終的にセルL6では、このような範囲(赤い枠)で「鈴木」を探している状態となってしまいました。
この範囲では、鈴木さんをいくら探しても見つからないのでエラーとなります。

オートフィルに向けたVLOOKUP関数の修正

オートフィルをした時に、範囲D2:F6を変えないようにする書き方があります。
これを「絶対参照」といい、(ドルマーク)をつけます。

=VLOOKUP(K2,D2:F6,2,FALSE)

↓ 検索値K2のところは変えるけど、範囲D2:F6はそのままにしたい。

=VLOOKUP(K2,$D$2:$F$6,2,FALSE)

K2   相対参照:変わる。
$D$2   絶対参照:変わらない。

$マークのない相対参照の検索値はK2→K3→K4と変わります。
これによって滝川→橋本→横田と探す名前を変更させています。

一方探す範囲は、いつでもD2:F6の範囲にしておきたい。
これを絶対参照の「$D$2:$F$6」の書き方にしておきます。

セルL2の数式を書き直して、セルL3からL5はいったん削除しました。
もういちどオートフィルをします。

セルの右下の■を

下の行までドラッグします。

すべて表示されました!

・L2: =VLOOKUP(K2,$D$2:$F$6,2,FALSE)   結果〇
・L3: = VLOOKUP(K3,$D$2:$F$6,2,FALSE)    結果〇
・L4: = VLOOKUP(K4,$D$2:$F$6,2,FALSE)    結果〇
・L5: = VLOOKUP(K5,$D$2:$F$6,2,FALSE)    結果〇
・L6: = VLOOKUP(K6,$D$2:$F$6,2,FALSE)    結果〇

セルの数式と表示結果です。

パスワードの列の数式は?

パスワードの列はどう入力すればいいでしょうか。
ポイントは列番号ですね。

・セルM2: =VLOOKUP(K2,$D$2:$F$6,3,FALSE)

IDの場合は範囲の2列目だったので、2を入力していました。
パスワードを表示するには3列目を指定すればOKです!

あとはオートフィルをして完成です!

さいごに

いかがだったでしょうか。
Excelの「VLOOKUP」関数を使うことで、年次更新の時間を大幅に短縮できます!

今回はわかりやすく同じシート内での作業で解説いたしました。
もちろん別シートの範囲を指定することも可能です。

別シートの範囲を指定する数式例

実際には1年生の名簿と、新しい2年生の名簿は別シートにしているでしょう。

ただ慣れないうちは、同じシート内でVLOOKUP関数のための専用のシートを作って、新しい2年生のシートに値だけコピーしてもよいかなと思います。

VLOOKUP専用シートをつくった例

今回のVLOOKUP関数と、別シートの範囲指定のサンプルはこちら。

どちらを利用するかは要検討ですね。

GIGAスクールにおいて関数「VLOOKUP」は今後かならず必要になっていきます。
少しずつわかる範囲で利用して、使い方に慣れていきましょう!

お読みいただきありがとうございます!

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