【Excel】GIGA年次更新を「VLOOKUP」関数でカンタンにしよう1(サンプルファイル付)

Win

今年から児童・生徒にいくつかのIDとパスワードを渡す学校が増えてきました。
それらの管理・整理はすすんでいますでしょうか。

今のうちに整理しておかないと、来年度の4月に更新が大変になります。

学校の子ども用IDは年次更新が必要

2021年入学した1年生。
最初なのでIDもパスワードもきれいにそろっています。
しかし、来年度にはクラス替え。

新しいクラスにあわせて、IDとパスワードも並び替えないといけません!

この作業のことを「年次更新(または学年更新)」と呼んでいます。

1年生時のデータから名前を確認して、1人ひとりコピーすることになります。
1学年5人しかいない学校なら、この方法でもよいです。
実際はもっとたくさんいますよね。

さらにIDが授業用、ドリル用、図書用など各々のサービスとアカウントがある場合。
それだけ×2の作業になっていきます!!

これをできるだけカンタンにしたい!
そこで登場するのがExcelのVLOOKUP(ブイルックアップ)」関数です!

年次更新のための準備例

それでは実際のExcel画面を見ていきましょう。

サンプルファイルのダウンロードはこちらから。

今年の学年名簿と来年のクラス名簿

2021年度の学年名簿と、2022年度のクラス名簿(仮)を用意しました。
わかりやすくするため、同じシート内の左側右側に並べています。

今年の学年名簿と来年のクラス名簿(ID欄に注目)

赤で囲んだ部分に、自動でIDを表示させることが目的です。

Excelの「VLOOKUP」関数の利用

VLOOKUPとは?

説明は長くなるので、入力しながら動きを見ていきましょう。

まずセルL2を選択します。
数式バーに「=VLOOKUP(」とまで入力。
 ※半角で入力
 ※大文字小文字はどちらでもいいです。

すると、関数についての参考情報があらわれてきます。
VLOOKUP(検索値、範囲、列番号、検索方法)

最初は検索値というものを、以下のように入力して指定します。

=VLOOKUP(K2,
検索値:何を探してくるのか。セルK2が青くなっています。
つまり今回はセルK2に書かれている「滝川」という文字を探してくるように指定しています。

=VLOOKUP(K2,D2:F6,
範囲:どこを対象に探してくるのか。セルD2からF6が赤くなりました。
つまり一年生の時の名前とIDとPASSの範囲から探すということです。

=VLOOKUP(K2,D2:F6,2,

列番号:探して見つかったあとどうするのか。
2ということは、2列目を指定しています。これはB列のことではありません。
さきほど選んだ範囲内での2列目、つまりE列を表示するということです。

=VLOOKUP(K2,D2:F6,2,FALSE)

検索方法:完全一致か近いものでもいいのか。
FALSEと入力します。ここでの意味は「完全一致」です。

最後は括弧「)」で閉じてENTERを押します。滝川さんの横にIDが表示されました!

Excelの「VLOOKUP」関数のまとめ

VLOOKUP(検索値範囲列番号、検索方法)
=VLOOKUP(K2,D2:F6,2,FALSE)


セルK2「滝川」と同じものを。
範囲D2:F6(名前とIDとPASSの全部)から探してきて、
見つかったら左から列目の内容を表示する。
(「言っとくけど完全一致のものだけね」)

ということです!
これでExcelのVLOOKUP関数の基本は終了です。

さらに便利に活用するためには。
=VLOOKUP(K2,$D$2:$F$6,2,FALSE)
と書いた方がより良いでしょう。

その理由を次回説明していきます!

次回「オートフィルをつかって、のこりも自動的に埋めよう」・・・続く!

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